Клиент

Silk Way Rally — это компания, которая с 2009 года проводит ежегодный ралли-марафон «Шелковый путь». Маршрут проходит не только по России, но и по другим странам: Китаю, Монголии и Казахстану.

Главный офис находится в Москве. Некоторые сотрудники работают удаленно из регионов. Ближе к гонке они приезжают в столицу, чтобы присоединиться к основному штату.

Основные направления командировок — места проведения гонок. Каждый год локация меняется. Последние несколько лет соревнования проходили только в России, но в этом году компания планирует проложить маршрут через Китай.

Silk Way Rally нужно согласовать маршрут гонки с правительством, локальными организациями и губернаторами. Это трудоемкий процесс, поэтому в период подготовки к мероприятию организаторы не один раз отправляются на место проведения гонок.

Пик командировок — июнь и июль. В это время проходят гонки и компания тратит больше всего средств на деловые поездки. В прошлом году Silk Way Rally провели первую зимнюю гонку в Набережных Челнах.

В основном в деловые поездки отправляют ответственных за подготовку локации к гонке. Кроме этого, в командировки часто ездят сотрудники отдела маркетинга и руководители. Последние путешествуют бизнес-классом.

Silk Way Rally пришли в Travelmart более 7 лет назад. До этого организовывали поездки вручную. При организации командировок компания столкнулась с двумя основными сложностями:

офис-менеджер ООО «Дирекция Силквей ралли»

Мы покупали билеты и отели в разных местах и буквально переводили деньги с карты на карту. Из-за этого было тяжело проследить, чтобы мы не вышли за бюджет поездки

Долго собирали закрывающие. Было тяжело контролировать расходы на поездки.

офис-менеджер ООО «Дирекция Силквей ралли»

Мы стараемся путешествовать экономно. Раньше это не всегда получалось. У каждой компании были свои наценки на услуги. Кроме того, пока мы согласовывали поездку, авиакомпания могла изменить стоимость билета. Мы хотели найти агентство, с которым нам будет выгодно покупать билеты

Из-за скрытых комиссий подрядчиков тратили на поездки больше, чем планировали.

Дали возможность самостоятельно покупать билеты и отели в одном месте. Благодаря этому компания стала оперативнее организовывать поездки и согласовывать их. Некоторые командировки получается согласовать всего за пару часов.

1

Выделили личного менеджера. Теперь с компанией работает персональный менеджер Travelmart. Он помогает находить выгодные билеты и учитывает предпочтения сотрудников. Менеджер знает, когда стоит подождать, чтобы взять билет подешевле, а когда стоит поторопиться с покупкой, потому что билет вырастет в цене и компания понесет убытки.

2

Дали возможность работать по постоплате и присылают «закрывающие» в бухгалтерию по ЭДО. Каждую неделю менеджер присылает счет за услуги прошедшей недели, и компания расплачивается. Это помогает оперативно закрывать расходы.

3

офис-менеджер ООО «Дирекция Силквей ралли»

У нас есть список гостиниц, куда мы точно не поедем, потому что был негативный опыт. Собираясь в поездку, мы говорим менеджеру, какие варианты нам можно не предлагать. Тогда нам находят хорошие альтернативы: либо в центре, либо ближе к нужной локации

Сократили расходы на командировки на 30%.

Стали организовывать поездки директоров всего за 1 час.

Научились избегать форс-мажоров даже в сезон командировок.

Настроили документооборот и избавились от хаоса в закрывающих.